Que ce soit pour mobiliser votre réseau, contacter des sponsors ou trouver des soutiens, votre mail doit être bien écrit pour être percutant. Voici quelques conseils et templates pour vous aider à rédiger THE mail !

Utilisez une adresse email clean

Prendriez-vous au sérieux un mail reçu de la part de « bogossdu66 » ou « bestahkiller » ? Non, et nous non plus, alors pour envoyer des mails sur votre projet, n’hésitez pas à vous créer une nouvelle adresse mail. Nous vous conseillons la forme de « prénom.nom@xxx.com » ou « nom.prénom@xxx.com », à vous de voir ce que vous préférez. Ça fait plus pro et vous pourrez l’utiliser par la suite pour des contacts importants (recrutement, inscriptions à des formations, votre école, etc). Vous pouvez aussi créer une

adresse liée à votre projet de type « projet@xxx.com », et accessible pour tous les membres de votre équipe, cela facilitera votre organisation.

Posez-vous les bonnes questions

Avant de vous lancer dans la rédaction de votre email, interrogez-vous d’abord sur le pourquoi de l’email. Souhaitez-vous des dons ? De l’aide matérielle ? Des relais de communication ? Des contacts ? Pensez également à votre cible : s’agit-il de vos amis, de votre famille, de professionnels ou autre ? En fonction de celle-ci, vous pourrez adapter votre niveau de langage (familier/courant/soutenu, tutoiement/vouvoiement), votre discours et vos arguments ! Justement, vous devez aussi définir vos arguments en vous demandant Pourquoi ces personnes viendraient à vous soutenir ? Qu’est-ce que vous avez à leur proposer ?

Une fois ces éléments définis, vous aurez les idées plus claires sur ce dont vous allez mettre en avant et comment. ;)

Choisissez un objet de mail percutant

Pour inviter les gens à cliquer sur votre email, il faut que votre objet de mail donne envie d’en savoir plus. Par exemple : « Ho hé matelot, on part en croisière ensemble ? », ici vous interpellez votre interlocuteur, et vous expliquez pourquoi : partir en croisière avec lui.

Dans le contenu de l’email il comprendra ensuite pourquoi vous avez besoin de lui : avez-vous besoin d’un soutien de sa part ? Souhaitez-vous qu’il navigue avec vous ? Etc. Le contenu de votre mail est donc important, car dès les premières lignes, votre interlocuteur doit comprendre votre projet.

Bonus : suivant les outils que vous utilisez (voir plus bas), vous pouvez également modifier le « pre-header ». Il s’agit de la phrase qui s’affichera dans l’aperçu de l’email (avant de cliquer dessus). On peut la considérer comme le sous-titre de votre objet, si vous avez quelque chose de plus à ajouter, c’est l’endroit parfait !

Le pre-header, l'équivalent du sous-titre pour les emails

Travaillez la structure et le contenu de votre email

Pour que votre email soit complet, il ne faut rien oublier ! Il faut garder à l’esprit que les personnes que vous allez contacter vous connaissent peut-être, mais pas forcément votre projet et l’aide que vous recherchez (crowdfunding, contacts…).

Voici les éléments à insérer dans votre email pour qu’il fasse mouche :

  • Descriptif de votre projet et de son impact
  • Explication de votre besoin
  • Arguments qui justifient qu’on vous aide
  • Call-to-action et lien vers votre projet
  • Remerciements et salutations
  • Signature et vos coordonnées

Il ne tient qu’à vous d’aborder ces points en étant synthétique et persuasif. De plus, il est préférable d’ajouter une touche authentique et originale, montrant ainsi que votre projet est unique et qu’il vaut le coup d’être encouragé ! N’hésitez pas à insérer des GIF, visuels et logos faits par vos soins dans votre email, cela ajoutera un peu de cachet.

Le call-to-action

Le call-to-action ou appel à action est évidemment très important : précisez ce que vous souhaitez que la personne fasse pour vous (don, partage du projet…). Vous pouvez simplement le rédiger ou insérer un bouton vers votre projet par exemple.

Les utilisateurs mobiles

Ne mettez pas non plus de côté les utilisateurs mobiles : la moitié de vos emails seront ouverts sur des smartphones ! Pensez à tester la version responsive de votre email et ne le surchargez pas trop.  

Mail personnalisé VS mail générique

Concernant le fait d’envoyer des emails personnalisés ou génériques, à vous de choisir selon votre base de contacts et votre temps imparti. Des emails personnalisés fonctionneront forcément mieux, mais ils vous prendront plus de temps. Une autre option consiste à écrire une première partie personnalisée et d’enchaîner la suite du mail avec un contenu générique. À vous de voir !

Attention aux fautes !

Une fois votre mail terminé, vérifiez votre texte afin d’éviter toute faute d’orthographe. Relisez-le et faites-le relire ! Vous pouvez aussi utiliser des correcteurs d'orthographes en ligne pour déceler vos erreurs comme : bonpatron.com. Attention tout de même, l’outil n’est pas infaillible.

Utilisez les bons outils

Pour envoyer vos e-mails, plusieurs moyens s’offrent à vous : utilisez votre boite mail classique (avec le bon vieux CCI vous pouvez toujours envoyer plusieurs emails d’un coup) ou des outils dédiés comme Mailjet, Mailchimp ou Sendinblue. Ces outils gratuits (jusqu’à plusieurs milliers d’envois) vous permettent de créer des modèles personnalisés et d’insérer des images et autres visuels. Ils fournissent aussi des statistiques complètes sur les envois réalisés.

Dans le cas où vous utilisez Gmail, des outils comme Mailtrack permettent de vérifier quelles personnes ont ouvert vos e-mails. Cet accusé de réception vous sera utile pour relancer les personnes qui n’ont pas eu la chance de découvrir votre projet !

Trouvez le bon timing

Pour toucher un maximum de monde, vous devez envoyer votre email au bon moment pour réussir à capter l’attention des gens. Les études faites par les fournisseurs d’outils d’emailing sont assez concordantes : le mardi, mercredi et jeudi sont les meilleurs jours pour envoyer vos emails. Pour l’heure, ces mêmes études considèrent que 10h est le meilleur moment. Entre 20h et minuit, vers 14h ou tôt le matin sont aussi des bonnes options.

Si vous réalisez un financement participatif, vous allez devoir planifier plusieurs emails tout au long de votre campagne : au lancement, à la moitié, à la fin ainsi qu’aux autres moments forts. Pensez aussi à remercier vos contributeurs et à relancer vos contacts. Organisez-vous bien en amont en définissant le contenu et les différentes dates d’envois.

Templates d’email pour une campagne de crowdfunding

Pour vous aider dans vos démarches, voici deux exemples d’email type à envoyer à vos contacts. N'hésitez pas à les personnaliser en fonction de votre projet !

Modèle de présentation du projet et du crowdfunding :

Bonjour (prénom),

Je te contacte pour te faire découvrir un projet super : le nôtre ! En lançant (nom du projet), nous souhaitons (explication du projet) et tu peux nous aider ! Pour nous permettre de réussir, nous lançons un appel à la solidarité avec une campagne de crowdfunding sur wweeddoo !

Pour toi, c’est l’occasion de participer à un projet (qualificatif principal du projet) qui permettra de (impact du projet). Tu pourras aussi bénéficier de belles contreparties telles que (exemples de contreparties).

Tu pourras trouver tous les détails de notre projet et le soutenir sur notre page : (lien de la page projet)

N’hésite pas à contribuer à notre projet en apportant toi aussi ta pierre à l’édifice avec un don. Tu peux aussi nous aider en partageant notre projet sur les réseaux sociaux et/ou par email : ça ne coûte rien et ça peut grandement nous aider !

Sur le projet, tu pourras voir que nous cherchons des conseils et des contacts en (explication des besoins), alors si tu connais quelqu’un dans ces domaines, n’hésite pas à nous faire signe !

Merci d’avance pour ton aide précieuse, on te tiendra informé de nos avancements !
À très vite,
(Signature + coordonnées)

Modèle de relance pour la campagne de crowdfunding :

Bonjour (prénom),

Comme tu le sais, notre projet (nom du projet) qui consiste à (explication courte) est en pleine campagne de crowdfunding. La bonne nouvelle c’est que nous avons déjà atteint (pourcentage de la cagnotte), la mauvaise c’est qu’il nous reste encore du chemin pour arriver à 100% !

Il ne nous reste plus que (temps) avant la fin de la cagnotte et tu peux nous apporter ton aide ! En nous aidant, tu participeras à notre aventure qui permettra de (impact du projet) !

Voici le lien de notre projet pour en savoir plus ou nous soutenir sur wweeddoo : (lien du projet)

On recherche aussi à relayer un maximum notre projet, alors tu peux aussi nous aider en partageant le lien de notre projet par SMS, par email ou sur tes réseaux sociaux.

Un immense merci par avance pour ton aide, on reste en contact ! :)

À bientôt,
(signature + coordonnées)

Vous voilà paré pour écrire les plus beaux mails qui soient ! Quand vous devez envoyer un email à des centaines de personnes, mieux vaut prendre le temps de bien le préparer en amont pour être sûr d’être le plus impactant possible ! Tout doit être étudié : objet, message, visuels, call-to-action… Vous voulez découvrir plus d’astuces ? N’hésitez pas à lancer votre projet sur wweeddoo et à vous inscrire à notre newsletter ! 😉