Aussi appelé "dossier de sponsoring", il sert à faire connaître votre projet sous son meilleur jour ! C'est un très bon moyen pour présenter votre projet à de futurs partenaires, financeurs ou institutions en témoignant du travail que vous avez déjà effectué et de votre détermination à réussir. Soignez-le, son apparence sera presque aussi importante que le contenu. C'est la "carte de visite" de votre projet.

SOMMAIRE :

1.Créer un bon dossier de présentation en 9 étapes

2.Trouver des partenaires

3.Trouver des aides financières

Recette en 9 étapes pour créer un bon dossier de présentation :

Votre dossier doit aller de 4 à 12 pages. Contenir des illustrations photos et images pour décrire vos actions ou encore votre équipe. Soyez clair, argumenté et rédiger un article sans faute. Mettez en avant vos finalités et les objectifs du projet. Le budget et les étapes du plan d'action et présenter votre équipe.

1.Une page de couverture avec une belle photo et le titre du projet (1 page)

2. Qui êtes-vous ? Une présentation de l'équipe et des origines du projet (1 page max)

3. Pourquoi ? Pour qui ? Les finalités, les objectifs et le "public" que vous visez (1 page max)

4. Quoi, où, quand ? Un descriptif du projet, la localisation des actions, les dates importantes (1 à 2 pages)

5. Comment ? Des plans d'action et de communication résumés et précis (1 page chacun max)

6. Comment ? Les moyens mobilisés pour mener à bien le projet : compétences, éléments techniques et partenaires que vous avez déjà et ceux dont vous avez en-
core besoin (1 page)

7. Combien ? Le budget mis à jour et adapté à votre interlocuteur (1 page)

8. Pourquoi et comment nous soutenir ? L'argumentaire adapté au partenaire sollicité (1 page)

9. Les annexes si vous en avez : les engagements de soutiens déjà acquis, les documents techniques, les attestations, etc.

Prêts ?! Vous pouvez l'imprimer pour le présenter à vos futurs partenaires ou financeurs, ou l'envoyer par mail (en fichier PDF).

À savoir : Ce n'est pas un dossier de demande de subvention. Mais vous pourrez l'envoyer avec pour appuyer vos sollicitations. Faites relire votre dossier à plusieurs personnes avant de le diffuser. Elles vous diront s'il est compréhensible et s'il y a des fautes. Ce qui vous semble évident peut être très flou pour quelqu’un qui ne connaît pas le sujet.

Conseils de porteurs de projet :

  1. Il faudra le mettre à jour à chaque grande évolution du projet.
  2. Le budget change souvent : une fois votre dossier imprimé, vous pourrez juste changer le budget mis à jour.
  3. Un logiciel en ligne facile proposant des modèles gratuits pour créer votre dossier : canva

Les 10 astuces pour bien présenter son projet à l'oral

Pour vous c'est évident, vous avez tout dans la tête... Mais eux ne comprennent rien ! Pourtant c'est très important que vos futurs partenaires comprennent en quelques secondes votre idée et aient envie d'en entendre plus...

Voici les 10 conseils...Avant, pendant et après la présentation  :

Guide TIPA : 10 astuces pour bien présenter son projet à l'oral
Guide TIPA : 10 astuces pour bien présenter son projet à l'oral 

2.Trouver vos partenaires

Il y aura toujours des personnes prêtes à vous aider, mais il faut les trouver ! Voici quelques conseils simples pour savoir qui aller voir et comment leur présenter votre projet. Les personnes rencontrées vont parfois avoir des réponses négatives et à force les échecs successifs peuvent être décourageants, exaspérants. Mais c'est nécessaire pour affiner votre projet, développer vos talents de négociateur et convaincre de nouveaux partenaires ! Trouver les moyens humains, matériels et financiers pour mener à bien votre projet.

Grâce à votre plan de lancement, votre état des lieux, votre plan d'action, votre budget prévisionnel dans votre dossier de présentation (étapes 2, 4, 5, 6 et 7), vous serez armés pour présenter, argumenter et convaincre vos interlocuteurs.

Qui seront vos partenaires ?

Associations, communes, institutions, entreprises, commerçants, fondations spécialisées dans l'aide aux projets, médias locaux, compagnies aériennes... Les particuliers (famille, amis, voisins) ont eux aussi de l'expérience et du talent, n'hésitez pas à leur demander de l'aide.

Que peuvent-ils vous apporter ?

  • Soutien humain : bénévolat, coups de pouces, mobilisation citoyenne
  • Soutien financier : sponsoring, mécénat, prêt, subvention, bourse, prix...
  • Soutien professionnel : prestations gratuites, réductions,
    aides sur le budget, conseils et expertises
  • Aide en nature : dons, prêts, mises à disposition (un local, du matériel, etc.)
  • Parrainage médiatique : articles, émissions sur votre projet
  • Conseils & contacts : mise en relation avec d’autres partenaires
    potentiels. Cet aspect réseau est fondamental !

Qu'est ce qui est important pour les partenaires ?

  1. Que vous vous soyez renseignés sur les activités.
  2. Sentir que leur aide est importante
  3. Impliquer leurs salariés dans des projets qui ont du sens
  4. Avoir un espace de visibilité sur votre projet (leur logo, un message de soutien, ect.)

Durant les entretiens téléphoniques ou physiques, montrez votre enthousiasme et votre détermination. Préparer les éléments que vous allez présenter pour réduire votre stress.

Conseils : Diversifiez vos sources de financement, un désistement est possible... Il ne faut jamais mettre tous les oeufs dans le même panier !

La marche à suivre : une bonne organisation pour ne rien oublier

1.Sélectionnez vos "cibles" :

Sélectionnez dix à vingt contacts repérés notamment suite à votre état des lieux. Réfléchissez, pour chaque cible, comment elle peut vous aider et ce que vous pouvez lui apporter.

2.Anticipez une contrepartie :


Formulez une demande réaliste et adaptée à la personne en imaginant quelle contrepartie peut l'intéresser (espace de visibilité, etc.). Pensez : "si vous me donnez ça, je vous propose ça".

3.Adaptez votre présentation :


Mettez à jour votre dossier de présentation en fonction de la personne que vous al-
lez solliciter. Mettez-vous à la place de votre interlocuteur. Par exemple, les périodes de fin d'année, donc de bilans, sont à éviter.

4.Prenez contact :


Maintenant que vous êtes prêts, contactez la personne par téléphone pour proposer un rendez-vous. Doublez votre appel téléphonique d'un mail pour résumer votre demande et ajoutez en pièce jointe votre dossier de présentation.

5.Préparez-vous :

Si le rendez-vous est confirmé, préparez soigneusement l’entretien en équipe ou avec vos proches.

6.Soyez méticuleux :

Durant la rencontre, grâce à votre dossier imprimé, soyez clairs sur ce que vous proposez à la personne et ce à quoi va servir son aide. Pensez à mentionner les autres partenaires qui soutiennent votre projet (à faire figurer aussi dans votre dossier de présentation, notamment dans le budget). Généralement, un partenaire est rassuré quand il n'est pas seul à se lancer dans l'aventure...

7.Remerciez votre contact :

Suite au rendez-vous (positif ou négatif), remerciez la personne et demandez-lui si elle peut vous mettre en contact avec d'autres partenaires potentiels (et si vous pouvez les joindre de sa part).

8. Validez le soutien par écrit :


La personne veut vous aider, bravo ! Demandez au partenaire de préciser la nature du soutien et de le valider par une lettre ou par mail.

9.Donnez des nouvelles :

Pensez à tenir au courant vos contacts (partenaires ou non) des avancées de votre projet durant la réalisation du projet et au-delà. Les contacts d’aujourd’hui peuvent être les partenaires financiers de demain...

CONSEILS DE PORTEURS DE PROJET :

  1. Les premiers soutiens viendront certainement de votre entourage et de leur réseau. Les solliciter en premier vous permet de prendre confiance et de donner confiance aux futurs partenaires.
  2. Pour vous aider à vous lancer, commencez par demander des apports en nature. Ils sont généralement plus faciles à obtenir et vous permettront de paraître crédible auprès des futurs partenaires financiers.
  3. Contactez même les partenaires qui vous semblent intouchables. Au pire, on vous dira juste..."non" mais vous aurez gagné une belle expérience.
  4. Vous pouvez en apprendre beaucoup sur vos partenaires en vous baladant sur le web :
  • Sites web : onglets "Qui sommes-nous ?"
  • Facebook, Twitter, Instagram : pages "A propos"
  • LinkedIn : profil de la personne ou de la structure

3. Trouver des aides financières (et remplir les dossiers de sponsoring)

Parmi la multitude de possibilités pour financer votre projet, les subventions et les bourses sont un moyen essentiel... Encore faut-il trouver la bonne porte à laquelle frapper, répondre aux critères demandés et savoir remplir les dossiers demandés... Chaque organisme a son dossier et vous devrez vous adapter. C'est une clé pour financer votre projet !

La marche à suivre : Trouver des aides financières

▶ Prévoyez un temps pour identifier toutes les aides auxquelles vous avez droit (via internet, les bureaux d'information jeunesse, votre réseau, etc).

▶ Désignez 1 à 2 personnes dans l'équipe pour faire ces recherches car cela représente un gros travail.

▶ Listez clairement dans un tableau ces aides et leurs critères (les plus fréquents : âge, lieu d'habitation, revenus des porteurs de projet, type de projet, finalités et objectifs).

▶ Renseignez-vous sur les dates d'envoi de dossier

▶ Remplissez le dossier et envoyez-le !

▶ Laissez mijoter, croisez les doigts... !

▶ Si vous devez passer un oral pour présenter votre projet, préparez-vous pour être détendu et à l'aise le jour J. Lisez les 10 astuces !

FOCUS //  Pour remplir un dossier de demande de financement

Pour cela, clarifiez votre idée pour qu'elle soit compréhensible (surtout finalités et objectifs). Les financeurs pourront voir si votre projet correspond à leurs critères.

❶ Lisez l'intégralité du dossier pour comprendre ce qu'on attend de vous.

❷ Besoin d'aide pour la rédaction ? Demandez à votre entourage ou à une
structure spécialisée (Bureau d'information jeunesse, Mission Locale, etc).

❸ Faites une première version en vous posant toujours la question : "La personne
va-t-elle comprendre mon idée" ?

❹ Intégrez tous les éléments demandés, dont le budget prévisionnel mis à jour.

❺ Osez appeler les financeurs pour leur expliquer de vive-voix votre projet. Cinq
minutes de téléphone peuvent tout changer.

CONSEILS DE PORTEURS DE PROJET :

Si vous faites des demandes à plusieurs programmes, vous devrez le spécifier dans
les dossiers et dans vos budgets. C'est une preuve que vous multipliez vos efforts.

Tips : Si vous touchez des subventions, vous devrez justifier vos dépenses. Gardez les justificatifs (factures), n'oubliez pas que ces financements sont souvent de l'argent public.

10 phrases que vous allez entendre par rapport à votre projet - Guide TIPA
10 phrases que vous allez entendre par rapport à votre projet - Guide TIPA

4. Faire votre plan de communication

Pourquoi monter un projet génial si personne ne le sait ? Vous devez donc imaginer les bons moyens de faire connaître vos actions auprès des personnes que vous voulez toucher. Faire un plan de communication vous permet de définir clairement les publics que vous visez et les moyens à mettre en place pour y arriver.

Notre monde est inondé de communication. Sur internet, dans les rues, sur nos smartphones... Prenez donc le temps de bien réfléchir à des actions qui vont vous démarquer des autres et qui seront adaptées à vos cibles. Campagne sur les réseaux sociaux, flashmob dans la rue, belles affiches, invitations personnalisées par exemple...

Tous ces moyens formeront la communication globale qui permettra à vos cibles de devenir votre public !

La marche à suivre : la cible > le message > le moyen > la période > le résultat > le goût

Avant de commencer, soyez clairs sur le visage que vous voulez donner à votre projet. Grâce au plan de lancement et au dossier de présentation, confirmez vos finalités, vos objectifs et qui vous voulez toucher.

1.Définissez les publics visés :

Différenciez vos publics en fonction de leurs intêrets et de leurs attentes. Ainsi, vous adapterez votre communication pour chacun.
Quelques exemples pour définir vos cibles
▶ Les types de populations : âge, quartier, etc.

▶ Les partenaires : économiques, publics, privés, etc.

▶ Des publics précis : personnes précaires, internautes d'une plateforme, familles avec enfants, etc.

2. Définissez les objectifs et le message :

Pour chaque cible, définissez ce que vous voulez leur faire comprendre et pourquoi ça peut les intéresser. Exemple : "Il faut venir à ce festival car vous allez découvrir de nouveaux groupes de musique".

3. Définissez le moyen :

Quel est le meilleur moyen de faire passer votre message à cette cible ? Sur le web,
dans la rue, via des évènements, des surprises, des médias ?
Pas de limite, soyez créatifs, étonnez les gens ! Imaginez des nouvelles façons de communiquer. Inspirez-vous d'actions que vous avez vues et que vous avez aimées.

4. Précisez la date de l'action :

Prévoyez des échéances de diffusion de vos éléments de communication. Attention à ne pas TROP communiquer pour ne pas "gaver" vos cibles.

5. Tentez de prévoir les résultats :

La communication devrait produire des effets sur l'intêret que les gens portent à votre projet. En estimant ces résultats au minimum, vous ne pourrez avoir que
de bonnes surprises ;-)

6. Pensez global :

Intégrez les coûts de votre plan de communication à votre budget et vos échéances à votre plan d'action. Tout ça va avancer ensemble !

Exemple de plan de communication - Guide TIPA
Exemple de plan de communication - Guide TIPA 

8 conseils pour réussir votre communication

1.Créer votre identité graphique

Pour être facilement reconnus, vos actions de communications devront avoir la même "identité graphique" et être reconnus en un coup d’œil.

Votre identité graphique se constitue de :

  • Votre logo (essayez de ne pas dépasser 3 couleurs).
  • Quelques beaux visuels, belles images ou photos qui représentent bien le projet.
  • Une police pour les textes que vous allez présenter.

Elle sera présente partout : dossier de présentation, page Facebook, site web, affiches, etc. Pour vos documents, privilégiez la simplicité et la "lisibilité". Allez à l’essentiel sans surcharger d’informations, de motifs ou de couleurs.

2.Faites-vous aider !

Tout le monde n'est pas communicant ou graphiste. Cherchez les compétences qui vous manquent autour de vous, auprès de vos partenaires (professionnels, étudiants dans ces domaines, etc.). Ils seront d’autant plus motivés qu’il s’agit d’aider des jeunes à monter un beau projet.

3.Créez vos propres moyens de communication

C'est rapide et pratique. Créez directement une page Facebook, un compte Instagram ou même un site web. Pour les projets qui ont besoin de maintenir un lien fréquent et fort avec son réseau et sa communauté, une newsletter peut être très utile.

4.Organisez vos évènements

Un bon moyen de vous faire connaître : créer de petits (ou de grands) événements. Le public fera l'effort de se déplacer et sera plus disponible pour écouter
les infos autour de votre projet. Cela peut être une projection vidéo salle, un cocktail, un pique-nique... Pensez bien sûr à inviter vos partenaires !

5. Imprimez des affiches (?)

Ce n'est pas très écolo, mais les affiches et flyers restent un bon moyen pour informer le grand public.

N'en imprimez pas trop, si possible sur papier recyclé et diffusez-les aux bons endroits pour toucher vos cibles et ne pas gâcher !

6.Sollicitez vos partenaires

Appuyez-vous sur votre réseau. Ils sont impliqués dans votre projet donc vos partenaires seront certainement partants pour relayer votre communication.

Faites-leur parvenir vos infos et demandez-leur de les diffuser. Et bien-sûr, invitez-les aux événements !

7.Soyez présents dans les médias

Voici quelques conseils pour qu'ils parlent de vous :
▶ Votre projet va certainement les intéresser car il est porté par des jeunes.

▶ Ciblez les médias en fonction de leurs publics (âge, passions, zone, etc).

▶ Si possible, reliez votre projet à l’actualité locale et nationale.

▶ Épluchez les médias qui vous intéressent, relevez les noms des journalistes qui pourraient être intéressés et contactez-les directement.

▶ Soyez crédibles : le dossier de présentation doit être prêt !

▶ Préparez un communiqué de presse (résumé de votre dossier de présentation). Il reprend l’essentiel des informations (qui, quoi, quand, où) et facilitera le travail du journaliste.

▶ Vous pouvez fournir aux médias images et vidéos de votre projet pour faciliter leur travail.

▶ Contactez les journalistes quelques semaines avant le lancement du projet puis 3 ou 4 jours avant.

8. Pensez à votre timing

Pour ne pas vous y perdre, respectez votre plan de communication. Intégrez tous les nouveaux éléments (interview avec les médias, nouvelle action, etc.).

5. Établir votre budget définitif

Ça y est ! Vous avez réuni un peu plus (ou un peu moins) d'argent que prévu, vous savez combien votre projet va coûter : vous êtes en mesure d'établir un budget précis et définitif.
Il vous permet de gérer votre comptabilité / trésorerie. C'est-à-dire la mise à jour constante de ce que vous avez en caisse : de toutes vos dépenses (ce qui sort) et de vos recettes (ce qui rentre).

Mettez à jour au fur et à mesure vos dépenses et vos recettes. Ainsi, vous pourrez
vous assurer que tout se passe comme prévu et que vous ne prenez pas de risque
financier.

La marche à suivre : être à jour, au jour le jour !  

1.Créez un tableau de trésorerie

Ajoutez une colonne à votre budget pour lister les dépenses et les recettes réelles : ce sera votre tableau de trésorerie.

2.Mettez à jour votre tableau

Au fil des activités, mettez à jour les dépenses et les recettes. Grâce aux
totaux vérifiez que vous êtes dans les clous (et pas dans les choux).

3.Adaptez vos dépenses

Dépenses imprévues ? Réduisez d'autres charges ou trouvez
d'autres sources de financement.

4. Remettez-le (encore) à jour...

Votre tableau de trésorerie doit être à jour jusqu'à la présentation
finale des comptes que vous enverrez à vos partenaires financiers.

Une fois votre budget définitif et votre tableau de trésorerie établis, adaptez vos actions aux nouvelles réalités financières. Mettez à jour votre plan d'action, votre plan de com' et votre dossier de présentation.

Conseil de porteurs de projet :

Si vous êtes en équipe, prévenez TOUJOURS le responsable du budget en cas de dépense pour qu'il puisse garder une vision globale.

En plus de ce guide, vous pouvez lancer votre projet sur wweeddoo. 1ère plateforme dédiée à la réussite des projets des jeunes en France.

Pour bénéficier de la suite du guide rédigé par l'équipe Prodij :

1.Guide TIPA : créer son projet étape par étape

2. Guide TIPA : transformer votre idée en projet

3. Guide TIPA : construire le plan d'action de son projet

4. Guide TIPA : établir votre budget et votre plan définitif du projet

5. Guide TIPA : faire le bilan final de son projet