Approfondir et affiner son idée, cette étape vous permet de lancer votre projet en connaissant bien l'environnement dans lequel il va évoluer. C'est l'occasion de découvrir d'autres projets similaires pour vous démarquer, mais aussi vous en inspirer et définir vos besoins, notamment financiers et règlementaires (deux points qui ne s'improvisent pas et à ajouter dans votre plan de lancement).

SOMMAIRE :

1.Faire un état des lieux + exemple

2.Construire votre plan d'action + exemple

3.Elaborer votre budget prévisionnel + exemple

La marché à suivre : état des lieux

1.Sortez sur le terrain :

Partez à la rencontre d'autres personnes et parlez du projet. Même si vous n'en avez pas l'habitude, sortez de votre zone de confort !

2.Commencez près de chez vous :

Pour débuter, interrogez votre entourage, une association locale, des personnes actives de votre ville, prenez contact avec des personnes par mails ou réseaux sociaux.

3.Cherchez 3 catégories d'informations :

  • Qui fait quoi ? Principaux acteurs
  • Comment ? Méthodes, procédures, règlementations, outils
  • Avec quoi ? Ressources humaines, financières et matérielles

4.Présentez votre projet :

Échangez sur vos idées et celle des autres.

5.Affinez votre présentation :

Vous allez décrire 50, 250, 650 fois votre projet tout au long de cette aventure. Alors, profitez de cet état des lieux pour vous entrainer à la présentation orale pour trouver "les mots qui touchent".

6.Remplissez votre état des lieux :

Pour savoir si vous avez récolté assez d'informations, vous devez pouvoir répondre à certaines questions concernant votre projet.

Remplissez votre état des lieux ici :

Guide TIPA - Etat des lieux du projet
Guide TIPA - Etat des lieux du projet 

En découvrant et en étudiant des projets similaires au vôtre, vous profitez de l'expérience de vos prédécesseurs. Bien sûr il ne s'agit pas de copier mais de construire votre projet et ayant conscience de ce qui se fait déjà. Osez frapper aux portes, demandez des rendez-vous. Il y aura des refus, mais il y aura aussi beaucoup de belles rencontres et d'entraide.

Conseils de porteurs de projet :

Vous doutez ? Repartez de la case départ pour y voir plus clair. Reposez-vous les questions de base : pourquoi ? Pour qui ?

2. Construire votre plan d'action

Le plan d'action est le tableau de bord du projet : il est à la fois votre pense-bête et votre signal d'alarme si vous sortez des clous, il sert à :

  • Organiser votre projet en grandes étapes
  • Planifier vos actions aux bons moments
  • Répartir les tâches entre les membres de l'équipe
  • Visualiser l'état d'avancement du projet
  • Présenter vos actions à vos partenaires

Il est construit de façon logique et simple pour permettre d'organiser votre projet, "ti pa, ti pa".

Étapes --> Grandes actions --> Échéances --> Tâches --> Besoins --> Responsabilités

La marche à suivre : Créer un vrai tableau !

1.Les étapes : découpez votre projet en grandes phases pour organiser votre planning

2.Les grandes actions (il peut y en avoir plusieurs pour une étape): Ce sont les activités nécessaires à mettre en place pour valider les étapes.

3.Les échéances : Comment découper les actions dans le temps ? Pour bien estimer vos échéances, raisonnez en "RETRO-PLANNING" : partez de la date de la réalisation de votre projet, le jour J, puis remontez le temps. Que dois-je faire 4 jours avant, 2 semaines avant ? 3 mois avant ? Ect.

  • Soyez lucide en évaluant le temps nécessaire pour chaque action. Prévoyez toujours des délais plus longs pour les imprévus.
  • Projetez vous dans l'avenir : "avant Noël, nous devrons en être là", après l'été ici, etc."

4.Les tâches (il peut y en avoir plusieurs pour une grande action) : ce sont les petites missions nécessaires pour valider les grandes actions puis les étapes. Listez un maximum de choses !

5.Les besoins : pour chaque tâche (matériel, conseils, argent, autorisation, ect.) ?

6.Les responsabilités : Si vous êtes en équipe, répartissez-vous les tâches en fonction des compétences et des disponibilités de chacun.

Une fois votre plan d'action réalisé, servez-vous de ce tableau au quotidien pour évaluer l'avancement de votre projet. + Créez une version "publique" pour expliquer aux partenaires votre démarche.

Exemple de plan d'action : Festival "Penser demain"  

Guide TIPA - Exemple plan d'action pour construire son projet
Guide TIPA - Exemple plan d'action pour construire son projet 

3.Élaborer votre budget prévisionnel

À quoi ça sert ? Savoir combien ça va coûter ! Le budget prévisionnel vous permettra de chiffrer ce dont vous avez besoin et en quelles quantités d'un côté. (autrement dit les dépenses et les charges), et comment vous allez financer tout ça de l'autre côté. (autrement dit les recettes et les produits).

Le budget est un outil à votre service pour définir le contenu de vos actions : vous pourrez être réalistes et éviterez les mauvaises surprises... Il vous permet aussi de présenter votre projet à vos futurs financeurs et partenaires. C'est sur cette base qu'ils vous feront confiance.

Votre projet va forcément évoluer lors de sa construction. Votre budget évoluera avec lui. Une fois que vous aurez réuni tous vos financements, vous pourrez établir votre budget définitif.

La marche à suivre : Pensez global, penser par listes !

#1 Listez vos dépenses :

  • Listez tout ce qui va vous coûter de l'argent dans le projet, du plus gros achat au plus petit clou.
  • Classez-les en suivant les catégories dans la colonne de gauche, en réservant une ligne par dépense (ou charge) : achat de fournitures, transports, assurances, frais de communication, etc.
  • Soyez PRÉCIS dans les montants : trouvez les prix exacts en demandant directement les tarifs (en devis si possible) et/ou en cherchant les prix locaux sur internet. (Conservez les justificatifs).
  • Anticipez une marge d’imprévus de l’ordre de 10%, que vous pouvez intégrer dans vos frais de communication ou administratifs.
  • Additionnez vos dépenses pour définir une première version du total du coût du projet en TTC (toutes charges comprises).
  • Ne paniquez pas ;-)
"Mettre tout en équilibre, c'est bien; mettre tout en harmonie, c'est mieux" Victor Hugo

#2 Listez vos ressources (recettes et produits)

  • Listez les sources de financement potentielles du projet
  • Indiquez la source de ces apports (personnels, subventions, crowdfunding, etc.)
  • Précisez si ces recettes sont acquises (demandez un engagement écrit,
    au moins par mail) ou visées (en précisant la date de confirmation de la décision)

#3 Listez vos apports en nature

  • Ajoutez les apports en nature (prêt et mise à disposition de matériel, conseils de professionnels, etc).
  • Estimez leur coût en euros (vérifiez auprès des personnes concernées ou sur internet). Les apports en nature sont aussi importants (voire plus) que les ressources financières.
    Avec de bonnes idées et un peu d'aide, on peut aller très loin !

#4 Équilibrez votre budget

  • Équilibrez votre budget global pour ne pas avoir de pertes ni de bénéfices
  • Datez votre budget pour vous y retrouver dans vos différentes versions. Si vous budget est déséquilibré : soit vous ne pourrez pas tout payer, soit vous avez demandé trop de financements...

Inspirez-vous de l'exemple pour créer votre budget :

Guide TIPA - Créer son budget prévisionnel
Guide TIPA - Créer son budget prévisionnel 
Guide TIPA - Créer son budget prévisionnel - Éléments en nature
Guide TIPA - Créer son budget prévisionnel - Éléments en nature 

L'aspect budgétaire est souvent la partie qui paraît la plus difficile dans un projet. Pourtant, c'est là que vous pourrez vous rendre compte de la faisabilité du projet. Et une fois que vous aurez fait une première version, les suivantes se feront très facilement.

N'en faites pas trop une montage, montez-la ti pa ti pa // Vous pouvez même demander les conseils d'un bureau d'experts-comptables.

D'ailleurs, vous allez devoir faire un certain nombre de versions de budgets prévisionnels. À chaque bonne ou mauvaise nouvelle sa mise à jour !

Conseils de porteurs de projet :

  1. Prévoyez deux visions de votre budget
  • Le budget maxi qui intègre toutes les ressources possibles et qui permettrait la réalisation du projet dans les meilleurs conditions. C'est votre budget "officiel", celui que vous présenterez aux financeurs.
  • Le budget mini qui permettrait de réaliser le projet "a minima". Cette version doit rester un outil de travail interne qui vous rappelle ce que vous devez réunir comme ressources minimum pour que le projet voie le jour.

2. Pensez à "surestimer" votre budget de 5% à 10%. Notamment en ajoutant des dépenses secondaires ou une ligne de "dépenses diverses". Ces lignes seront simples à "couper" en cas d'imprévus, si vous ne réunissez pas tout le budget voulu.

Exemple de budget du projet : Festival "Penser demain"

Guide TIPA - Exemple de budget prévisionnel du projet
Guide TIPA - Exemple de budget prévisionnel du projet 
Guide TIPA - Exemple de budget prévisionnel du projet - éléments
Guide TIPA - Exemple de budget prévisionnel du projet - éléments 

En plus de ce guide, vous pouvez lancer votre projet sur wweeddoo. 1ère plateforme dédiée à la réussite des projets des jeunes en France.

Pour bénéficier de la suite du guide rédigé par l'équipe Prodij :

  1. Guide TIPA : créer son projet étape par étape
  2. Guide TIPA : transformer votre idée en projet
  3. Guide TIPA : créer un dossier de présentation pour trouver des partenaires et aides financières
  4. Guide TIPA : établir votre budget et votre plan définitif du projet
  5. Guide TIPA : faire le bilan final de son projet