Ça y est ! Vous avez réuni un peu plus (ou un peu moins) d'argent que prévu, vous savez combien votre projet va coûter : vous êtes en mesure d'établir un budget précis et définitif. Il vous permet de gérer votre comptabilité / trésorerie. C'est-à-dire la mise à jour constante de ce que vous avez en caisse : de toutes vos dépenses (ce qui sort) et de vos recettes (ce qui rentre).

Mettez à jour au fur et à mesure vos dépenses et vos recettes. Ainsi, vous pourrez vous assurer que tout se passe comme prévu et que vous ne prenez pas de risque financier.

SOMMAIRE :

1.Etablir votre budget définitif

2. Créez votre plan d'action définitif

3.Réaliser votre projet

4.Célébrez le jour J

1.Etablir votre budget définitif

La marche à suivre : être à jour, au jour le jour !  

1.Créez un tableau de trésorerie

Ajoutez une colonne à votre budget pour lister les dépenses et les recettes réelles : ce sera votre tableau de trésorerie.

2.Mettez à jour votre tableau

Au fil des activités, mettez à jour les dépenses et les recettes. Grâce aux
totaux vérifiez que vous êtes dans les clous (et pas dans les choux).

3.Adaptez vos dépenses

Dépenses imprévues ? Réduisez d'autres charges ou trouvez
d'autres sources de financement.

4. Remettez-le (encore) à jour...

Votre tableau de trésorerie doit être à jour jusqu'à la présentation
finale des comptes que vous enverrez à vos partenaires financiers.

Une fois votre budget définitif et votre tableau de trésorerie établis, adaptez vos actions aux nouvelles réalités financières. Mettez à jour votre plan d'action, votre plan de com' et votre dossier de présentation.

Conseil de porteurs de projet :

Si vous êtes en équipe, prévenez TOUJOURS le responsable du budget en cas de dépense pour qu'il puisse garder une vision globale.

En plus de ce guide, vous pouvez lancer votre projet sur wweeddoo. 1ère plateforme dédiée à la réussite des projets des jeunes en France.

2. Créer votre plan d'action définitif

Pour vous lancer dans la réalisation du projet, vous devez mettre à jour votre plan d'action en tenant compte des nouveaux éléments : réalité financière, mobilisation variable de l'équipe, nouveaux partenaires et surtout... nouvelles idées. Bref, il faut redéfinir précisément ce qu'il faut faire, qui doit le faire et quand. -> Le plan d'action est le tableau de bord du projet.

La marche à suivre pour réaliser le plan d'action de son projet :

1.Reprenez le plan d'action prévisionnel

Reprenez votre plan d'action ou créez-en un nouveau pour la phase de réalisation qui commence. Relistez les grandes étapes, les actions, les tâches et faites-les
évoluer si nécessaire.

2. Précisez les rôles de chacun

En réunion d'équipe, vérifiez que tout le monde a le temps de réaliser ses tâches. Si besoin, créez des "co-missions de travail" pour répartir les missions.

3.Vérifiez que c'est réaliste

Avec un pro, un proche ou un conseiller, faites le point pour être certain que tout est réalisable. Soyez ambitieux mais n'oubliez pas : "rien ne sert de courir, il faut partir à point".

4.Validez en équipe

Relisez le document en équipe pour que tout le monde s'accorde et validez-le !

5. Suivez le plan !

C'est parti, vous pouvez lancer vos missions. Si chacun tient ses délais et son rôle, les choses devraient se passer (à peu près) comme prévu.

6. Communiquez !

A la moindre nouvelle info, partagez-la avec l'équipe pour que tout le monde soit à jour : par mail pour les infos importantes et sur une discussion en ligne pour les petites infos.

7. Faites le point en réunion

Voyez-vous régulièrement pour faire le point en équipe. Avec le plan d'action et le budget sous les yeux, soyez toujours au clair et au même niveau d'information pour favoriser la compréhension et l'implication de chacun.

Conseils de porteurs de projets :

La communication entre vous est très importante. Commencez vos réunions d'équipes en échangant : qui a fait quoi ? Qui n'a pas pu faire quoi ?

Si une étape doit être décalée, anticipez les impacts que cela aura sur les autres étapes, sur l'implication des partenaires et sur la communication qu'il faudra adapter. Ayez toujours un coup d'avance !

3. Réaliser votre projet

Ça y est, vous y êtes, vous entrez dans la phase de réalisation de votre projet. La plus intense, la plus intéressante, la plus euphorisante !
Elle peut durer un ou deux jours (un festival), trois semaines (l'enregistrement d'un album) ou toute une vie (la création d'une association, d'une entreprise). Quelle que soit la situation, si vous êtes préparés (notamment grâce à ce guide), tout devrait se dérouler... au mieux. Donc deux mots d'ordre : détermination et adaptation.

La marche à suivre pour la réalisation finale de votre projet :

҉    SUIVEZ VOTRE PLAN D'ACTION

Mettez-le à jour régulièrement. Réagissez rapidement aux contraintes qui surgissent et aux opportunités qui se présentent, tenez vos délais.

҉     VÉRIFIEZ VOS DÉPENSES

Elles doivent respecter votre budget. Suivez votre trésorerie et classez les justificatifs de dépenses.

҉     REMETTEZ-VOUS EN QUESTION

Faites preuve de lucidité. Face au réel, vos idées vont devoir évoluer. Soyez ouverts aux nouvelles possibilités et aux changements.


҉.   INTÉGREZ DE NOUVEAUX PARTENAIRES

En se réalisant, votre projet va intéresser du monde. Sachez les accueillir et intégrer leurs talents.

TOUT FAIRE SOI-MÊME ?

Si vous n'avez pas les compétences requises pour réaliser certaines actions, trouvez ces talents chez un coéquipier, des partenaires et formez-vous si nécessaire. Vous pouvez aussi bien sûr payer des prestataires extérieurs. > Dépense à anticiper dès le budget !

Ne vous laissez pas écraser par l’urgence, ni la pression. Pour toute décision importante (changement de direction, évolution du budget, choix de partenariat) prenez le temps de réfléchir en équipe et de demander leurs avis à des personnes de confiance.

Conseils de porteurs de projet

"Il n'y a pas d'erreur, il n'y a que des expériences". Autrement dit, toutes les épreuves en face de vous sont des occasions d'apprendre. De plus, il est essentiel de s'inspirer de ceux qui ont échoué et/ou réussi dans votre domaine ou des domaines similaires. Échangez un maximum pour comprendre ce qui fonctionne (ou pas) et pourquoi.

Guide TIPA : conseil pour ne pas se noyer dans la paperasse juridique et administrative
Guide TIPA : conseil pour ne pas se noyer dans la paperasse juridique et administrative 

4. Célébrez le jour J

Enfin, c'est grand jour ! Votre projet est réel, il est lancé ! Quelle que soit la temporalité de vos actions, profitez pleinement du lancement pour célébrer le travail accompli avec l'équipe et les partenaires. Vous pouvez fêter ça en organisant un évènement : une inauguration, une fête de lancement, etc.

Profitez-en pour communiquer autour de votre projet. Invitez toutes les personnes qui ont contribué au succès de cette aventure : proches, bénévoles, partenaires, financeurs... Ils se rendront compte du travail effectué, ce qui renforcera encore le soutien de votre réseau. En fonction de votre projet cela peut se faire dans une salle associative, un parc, une salle de théâtre, un bar, etc.
Un partenaire sera peut-être ravi de vous mettre à disposition un espace gratuitement...

La marche à suivre pour célébrez le jour J

1.Soyez prêts !  

Avant de fixer la date, soyez certains de pouvoir tenir les délais.

2. Choisissez bien le lieu

Adapté au public que vous invitez et à votre programme.  ATTENTION aux lieux bruyants si vous voulez présenter vos actions !

3. Lancez vos invitations

En l'intégrant dans votre plan de communication.

4. Invitez vos partenaires

Par mail ou par téléphone pour ceux qui doivent vraiment être là !

5.Présentez le projet

Prévoyez une (courte) présentation en image à projeter.

6. L'ambiance ?

Préparez le jour J comme un vrai moment convivial avec de quoi boire et
manger pour patienter et aussi pourquoi pas un petit concert ?

7. Merci !

Suite à l'évènement, pensez à remercier tout votre réseau...

Conseils de porteurs de projet

Attention aux dates décalées ! Pour ne pas être pris au dépourvu, prévoyez toujours un délai de quelques jours avant de convier votre réseau à l'évènement.

Cette aventure vous a demandé du temps, de l'énergie. Vous êtes passés par des hauts et des bas... Il est temps d'en profiter, de prendre conscience du parcours effectué et de ce que ça vous a apporté.

Pour bénéficier de la suite du guide rédigé par l'équipe Prodij :

1.Guide TIPA : créer son projet étape par étape

2. Guide TIPA : transformer votre idée en projet

3. Guide TIPA : construire le plan d'action de son projet

4. Guide TIPA : créer un dossier de présentation pour trouver des partenaires et aides financières

5. Guide TIPA : faire le bilan final de son projet