Que votre projet soit un voyage, une mission humanitaire ou la création d’une association, constituer un dossier de sponsoring peut vous être très utile. En effet, le but de ce document est de présenter votre projet et d’expliquer l’intérêt de votre projet à des partenaires potentiels, privés ou publics. Le document permet aussi de présenter les avantages qu’ont ces partenaires en vous aidant. L’objectif est simple : trouver de nouveaux sponsors !

Rôle et plan du dossier de sponsoring

Le dossier de sponsoring va permettre à un partenaire d’y voir plus clair sur votre projet. L’idée est de pouvoir comprendre en quelques pages les informations clefs : qui vous êtes, ce que vous faites et ce que vous proposez. Si les bases de votre projet ne sont pas encore établies, vous pouvez d’abord commencer par réaliser votre QQOQCP sur notre plateforme. Avant tout, votre dossier doit donner envie ! N’hésitez donc pas à y mettre les formes pour qu’il intéresse le plus grand nombre.

Le plan classique d’un dossier de sponsoring correspond donc à cela :

1 - Page de garde (logo, images, infos clefs)

2 - Présentation de votre équipe (vous, vos rôles, vos compétences, vos soutiens)

3 - Présentation de votre projet (origines, objectifs, description, perspectives)

4 - Pourquoi vous soutenir ?

5 - Budget  

6 - Propositions de partenariat

7 - Contact

La taille du dossier peut varier, mais il doit être rapide à parcourir. Nous vous conseillons donc de rester sur une page par partie. L'avantage, c'est que votre facture à l'imprimerie sera moins salée ! ?

Le corps du dossier

1 - Page de garde : montrez que votre projet claque !

La première page de votre dossier doit donner envie de l’ouvrir ! Pour cela, mariez les bonnes couleurs, faites apparaître votre logo et placez un titre simple. Certes, votre première page nécessite de répondre aux questions clés : « quoi ? qui ? quand ? où ? », mais pour être belle, la page de garde doit rester simple et lisible. Nous vous conseillons donc de garder juste l’essentiel : votre logo, le titre, un éventuel sous-titre explicatif et une date, si besoin est.  

Les mots d'ordre : simple et efficace.

2 - Présentation de votre équipe : en fait t'es qui ?

La présentation de votre équipe est indispensable dans votre dossier de sponsoring. Votre équipe porte la crédibilité de votre projet ! Expliquez donc brièvement qui vous êtes, quelles sont vos compétences, vos rôles dans le projet et ce qui vous pousse à construire ce projet. Si vous ou votre association a déjà mené des projets qui peuvent correspondre au projet que vous présentez, il est complètement possible de les intégrer dans votre présentation.

Vous devez prouver que vous êtes fiable et capable de réaliser votre projet. Détaillez également qui sont les parrains et les entreprises déjà partenaires. Si votre projet inclut des participants ou des bénévoles, vous pouvez aussi le mentionner. Enfin, si votre projet porte des valeurs fortes que vous voulez partager, n’hésitez pas à les inclure.  

3 - Présentation de votre projet : vendez du rêve !

Une fois votre équipe présentée, passez au cœur du dossier : votre projet ! Soyez simple et concis et expliquer votre projet. Racontez fidèlement l’histoire de votre projet avec ses anecdotes et son évolution dans le temps.

Il est donc fortement conseillé d’aborder les points suivants : les origines du projet, vos objectifs, une description et les informations pratiques (date, lieu et durée du projet). Si besoin, n’hésitez pas à repartir de votre QQOQCP et insérer le lien wweeddoo de votre projet. Si votre projet est lancé depuis un certain temps, vous pouvez évoquer ce que vous avez déjà réalisé, ainsi que ce qu’il vous reste à faire et vos perspectives à long terme.

Exemple pour une association étudiante

4 - Pourquoi vous soutenir ? Pour un partenariat 100% gagnant !

Maintenant que vos lecteurs vous connaissent et ont compris votre projet, passez aux choses sérieuses ! Cette partie doit les convaincre de vous soutenir. Vous devez montrer en quoi votre projet sera bénéfique pour le sponsor qui pariera sur vous. En effet, à l’inverse du mécénat, les partenaires chercheront à rentabiliser la pièce qu’ils misent sur vous !

D'abord, vous pouvez parler de votre cible : qui sont les personnes qui suivront votre projet du début à la fin ? Par exemple, pour un projet de voyage, vous pouvez expliquer qu’il s’agit de jeunes de tel âge à tel âge qui aiment le voyage, l’aventure, etc. Si la cible de vos fans, correspond à la clientèle du sponsor, vous aurez plus de chances de faire mouche !

Ensuite, détaillez votre campagne de communication pendant, avant et après le projet (affiches, flyers, publicités en ligne ou sur les médias, etc), les retombés médiatiques prévues, le nombre de personnes présentes, la taille de vos réseaux sociaux, etc. Les sponsors veulent en avoir pour leur argent, il est donc important pour eux de connaître l’efficacité de votre projet dans leur stratégie de communication.

Si votre projet est de nature sociale ou solidaire, vous pouvez évoquer vos valeurs et montrer que celles-ci renforceront l’image de marque du sponsor potentiel.

5 - Propositions de partenariat : faites vos offres, rien ne va plus

À présent, il ne reste plus qu’à proposer un partenariat ! Posez-vous d’abord la question : quel type d’aide cherchez-vous ? Il peut s’agir d’une aide financière (sponsors), de dons de matériel (voiture, équipement sportifs…) ou de services offerts (banques, assurances, garagistes...). Vous devez donc créer vos offres en fonction de vos besoins principaux et des contreparties que vous êtes en mesure d'offrir. Si vous souhaitez plusieurs types d’aides, vous pouvez choisir de faire plusieurs parties, mais le plus simple reste de proposer des offres pour des sponsors financiers. En effet, le don de matériel ou service peut se budgétiser et donc, correspondre à vos offres.

Face à chaque offre, détaillez ce dont le sponsor profite : encart publicitaire de telle taille, campagne sur les réseaux sociaux, présence du logo sur votre site et vos vêtements, présentation du projet aux employés, etc. Evidemment, plus le montant est élevé, plus les contreparties doivent être importantes. De toute façon, les offres seront amenées à être négociées et adaptées à vos sponsors. Votre présentation des partenariats doit permettre de montrer l’ensemble des contreparties que vous êtes prêt à organiser. Montrez que vous êtes ouvert à la discussion et à différents partenariats.

La présentation des offres doit être simple, lisible et adaptable.

Pour appuyer vos propositions, n’hésitez pas dans cette partie à faire référence à des annexes : votre revue de presse, votre CV, les documents liés à votre communication, etc. Cela rassurera les sponsors et renforcera votre crédibilité.

6 - Budget : montrez à quoi serviront les sous

Après avoir étayé votre projet et vos propositions, passez au budget. L’idée de cette partie est de montrer aux partenaires les besoins matériels et financiers de votre projet. Une bonne gestion de projet implique de connaître et de maîtriser précisément les frais inhérents au projet.

Faites donc de belles colonnes avec le détail de vos dépenses estimées et de vos recettes (s’il y en a). Si besoin, vous pouvez vous aider d’outils pour faire vos estimations de dépenses. Par expérience, il vaut mieux surévaluer vos dépenses que l’inverse. En effet, il y a toujours des dépenses inopinées. Si vous préférez, vous pouvez prévoir un montant spécifique pour les imprévus.

7 - Contact : lâchez votre 06

Et voilà ! Vous touchez à la fin de votre dossier de sponsoring ! Il ne reste plus qu’une dernière page pour y ajouter vos rôles et vos contacts. ? Si le cœur vous en dit, vous pouvez aussi y mettre les logos de vos partenaires déjà signés (si ce n’est pas déjà fait dans la présentation de votre équipe ou de votre projet) et/ou un mot de la fin comme une citation par exemple.

Nos conseils

Ne négligez pas la présentation

La première impression du partenaire sur votre dossier sera liée à son apparence. Ne négligez surtout pas ce point ! Pour rendre votre dossier plus agréable à l’oeil, n’hésitez pas à faire appel à un graphiste (le matching de compétence peut vous aider), à utiliser des logiciels d’édition photo type Photoshop, Illustrator, Indesign ou, plus simple, des outils en ligne pour éditer et réaliser votre dossier (Canva, Desygner, Crello…). Remplissez également votre dossier avec de belles photos ! Vos propres clichés seront plus authentiques, mais si vous n'en avez pas, vous pouvez vous servir sur les bases de données d'images libres de droit (Everypixel en regroupe plusieurs par exemple).

Partez à la chasse aux fautes d’orthographe

Trop de fautes d’orthographe et vous pouvez être sûr que votre dossier finira à la poubelle. On va éviter de gâcher du papier, non ? Pour cela, commencez par le relire plusieurs fois. Passez-le au vérificateur d’orthographe comme bonpatron.com ou Antidote. Pour finir, faites-le relire par votre équipe, vos amis, votre famille et des gens qui ne connaissent pas le projet. Cela permettra de vérifier la clarté de vos dires tout en étant sûr de ne laisser aucune faute traîner.

Variez les formats

Imprimer cinquante exemplaires de votre dossier de dix pages commence à vous coûter cher ? N’hésitez pas à faire des formats plus courts. Par exemple, vous pouvez proposer un mini-dossier d’une page pour ensuite envoyer le dossier complet par email, c'est votre portefeuille qui vous remerciera. La page peut prendre la forme d’une feuille divisée en quatre : qui sommes-nous / notre projet / nos propositions de partenariat / notre budget. Une personne pourra ainsi comprendre en un clin d’œil ce dont ça parle. Tout le monde gagnera du temps et y trouvera son compte.

Inspirez-vous des bons exemples

Vous avez peur de tomber en panne d’inspiration ? Pas de problème, internet est plein de dossiers de sponsoring pour vous inspirer (à ne pas recopier ?). Vous trouverez ci-dessous les quelques dossiers les plus professionnels que nous avons pu trouver.

Pour un événement : Dossier du Congrès de la Société Française de Génie des Procédés

Pour un rallye/raid humanitaire : Dossier de l'équipage Serradori Racing Team

Pour un projet sportif : Dossier du club de football ARIN LUZIEN

Pour un projet musical : Dossier de l’Unifestival

Une fois de plus, votre dossier de sponsoring porte la crédibilité du projet. Soyez donc un maximum clair, simple et précis. Ne faites pas d’estimations trop extravagantes ou irréalistes et montrez que vous êtes investi et SUR-motivé ! Pensez aussi à poster votre projet et votre dossier sur wweeddoo pour gagner en visiblité et trouver des soutiens ! Enfin, vous devrez montrer que votre projet est différent des autres tout en respectant le cadre du dossier de sponsoring. En bref : soyez malin ! ?